Så fick Wolf Theiss alla team att hantera insiderförteckningar på samma sätt

Bort från den manuella processen

Hos Wolf Theiss sköttes insiderförteckningarna till stor del för hand, och ansvaret var utspritt mellan olika team. För en byrå med kontor i flera länder och jurisdiktioner var det just splittringen som var kärnan i problemet. Processen blev långsam, administrativt tung och svår att hålla enhetlig.

”Vår manuella process var decentraliserad och tidskrävande. Vi ville ha en lösning som var enkel att använda och samtidigt säkerställde full efterlevnad av alla lagkrav.”

Byrån bestämde sig därför för att digitalisera och förenkla hanteringen av insiderförteckningar – och ta bort friktionen i vardagen.

En partner man redan litade på

RBS, ett dotterbolag till Wolf Theiss, hade redan en relation med Euronext Corporate Solutions genom bolagets visselblåsarlösning. När insiderförteckningarna kom upp på agendan hamnade Euronext Corporate Solutions därför på listan över lösningar att utvärdera. Att man redan kände varandra spelade roll, men det var inte därför valet föll på InsiderLog. Det som avgjorde var hur noga teamet satte sig in i byråns specifika behov.

”Vi kände redan Euronext Corporate Solutions genom visselblåsarlösningen och hade mycket goda erfarenheter av teamet. Den befintliga relationen hjälpte förstås till, men det som verkligen övertygade oss var teamets förståelse för våra behov, den utmärkta supporten och hur enkel lösningen är.”

På den grunden valde byrån InsiderLog för att digitalisera hanteringen av insiderförteckningar.

Onboarding utan friktion

InsiderLogs team såg till att övergången till en digital plattform anpassades efter hur Wolf Theiss redan arbetade – i stället för att tvinga byrån att ändra sina processer.

”Onboardingen var utmärkt. Implementeringen tog hänsyn till våra processer, och teamet var lyhört och lätt att samarbeta med. Vi fick allt utbildningsmaterial vi behövde.”

Eftersom plattformen passade in i de etablerade arbetssätten blev den snabbt en del av vardagen. Att skapa en insiderförteckning gick fortare och blev enklare – och det gällde även kollegor som bara använder verktyget då och då.

Användningen avgör

I en byrå där insiderinformation hanteras av många personer i olika team låg utmaningen i att få alla att använda den nya plattformen – konsekvent, varje gång. Fokus låg därför på att hjälpa alla berörda i organisationen att bli bekväma med plattformen.

”Vi säkerställer att insiderförteckningarna hanteras enligt regelverket. Det var viktigt att göra det riktigt enkelt för våra medarbetare, annars letar de kanske efter argument för att slippa.”

Användarvänligheten var en av InsiderLogs viktigaste egenskaper. När plattformen också är det enklaste sättet att få jobbet gjort använder folk den – och byrån får en enhetlig process utan ständig kontroll.

En intuitiv process

Resultatet är en process för insiderförteckningar som ser likadan ut i alla team på Wolf Theiss. Det som tidigare var splittrat och omständligt är nu enhetligt och smidigt – med den trygghet i regelefterlevnaden som byrån behöver i botten.

”InsiderLog förenar intuitiv användarvänlighet med robust regelefterlevnad och har minskat administrationen kring insiderförteckningar avsevärt.”