Kundberättelser
ABB minskade MAR-administrationen med 40 procent
Om ABB
ABB är ett av världens ledande teknikföretag inom elektrifiering och automation. Bolaget har cirka 110 000 anställda och kombinerar ingenjörskunnande med digital kompetens för att göra industrin mer effektiv, produktiv och hållbar.
ABB är noterat i både Schweiz och Sverige. Det ställer krav på tydliga processer för anställda med tillgång till känslig information – och på de register som både EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR) och schweizisk lag kräver.
Ylenia Fuligni, Senior Legal Specialist på ABB, ansvarar för listan över anställda som omfattas av handelsbegränsningar, bland annat personer i ledande ställning (PDMR). De får inte handla i bolagets aktier under 30 dagar före varje kvartalsrapport. Hon sköter också påminnelserna om stängda perioder och insiderförteckningarna för enskilda projekt.
Full koll på handelsbegränsningar och stängda perioder
ABB:s insiderpolicy delar in de anställda som omfattas av handelsbegränsningar i två grupper:
-
Den första utgår från befattningsnivå. HR säger till juristavdelningen när någon ska läggas till.
-
Den andra gäller anställda med åtkomst till vissa finansiella system och verktyg. Där kommer underlaget från de team som delar ut behörigheterna.
I sex år har ABB skött alla sina insiderförteckningar i InsiderLog. Där finns registret över anställda med handelsbegränsningar, och där öppnas och stängs handelsfönstren – så att alla berörda vet när en stängd period börjar och slutar.
Varje år lägger Ylenia Fuligni upp ett schema utifrån ABB:s finansiella kalender. Sedan sköter InsiderLog påminnelserna automatiskt, med en mall som hon själv kan anpassa.
”Den funktion jag har mest nytta av är de automatiska påminnelserna när handelsfönster öppnar och stänger. Det har sparat mig otroligt mycket tid, och alla vet när de får handla och när de inte får det.”
Förteckningar och stängda perioder blir en del av en sammanhållen MAR-process – i stället för att vara utspridda i kalendrar, delade mappar, mejlpåminnelser och lokala register.
Insiderförteckningar för enskilda projekt
ABB använder också InsiderLog när ett projekt innehåller insiderinformation. Ylenia Fuligni minns tillfällen då bolaget behövde skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation. Då gällde MAR:s fullständiga krav på insiderförteckningar.
I de lägena fick ABB ett kontrollerat arbetsflöde för att upprätta och uppdatera förteckningarna, där varje ändring tidsstämplas. Det är avgörande om en emittent behöver motivera varför offentliggörandet sköts upp, eller visa att alla med tillgång till informationen har dokumenterats korrekt.
”InsiderLog var särskilt värdefullt i två projekt där vi behövde tillämpa MAR:s fullständiga krav efter att vi beslutat att skjuta upp offentliggörandet. Förteckningarna var enkla att kontrollera och hantera i realtid, och alla versioner loggades snabbt och smidigt.”
Med handelsbegränsningar, handelsfönster och projektspecifika insiderförteckningar i samma plattform får ABB ett enhetligt arbetssätt för hela MAR-ansvaret.
Kontroll i realtid. Mindre administration.
InsiderLog har minskat juristavdelningens administration rejält – oavsett om det gäller att uppdatera förteckningar, logga ändringar eller ta fram rapporter.
I plattformen finns också all dokumentation om personer i ledande ställning och deras närstående (PCA) – inklusive den skriftliga underrättelsen till närstående om deras anmälningsskyldighet.
När allt finns på ett ställe slipper ABB dubbelarbete och blir mindre beroende av manuellt arbete. De automatiska påminnelserna minskar dessutom risken att en viktig avisering går ut för sent eller inte alls.
“Att lägga till, ta bort eller uppdatera en person i en förteckning tar ungefär fem minuter, och rapporter tar vi fram på några sekunder. Tillsammans med funktionen för handelsfönster har InsiderLog minskat min administration med cirka 40 procent. Det är ett kraftfullt verktyg som ändå är flexibelt – smidigt, lätt att använda och pålitligt. Det gör helt enkelt min arbetsdag lättare.”
Ylenia Fuligni
Senior Legal Specialist, ABB
Därför rekommenderar ABB att släppa de manuella processerna
Ylenia Fulignis råd till bolag som fortfarande arbetar i Excel eller äldre system är enkelt: automatisera så mycket som möjligt. Ett system byggt för ändamålet sköter den löpande administrationen, minskar risken för mänskliga fel och ger compliance-teamet bättre överblick över det de ansvarar för.
Efter sex år med InsiderLog rekommenderar ABB gärna plattformen till andra.
Stärk er MAR-efterlevnad med InsiderLog
InsiderLog samlar insiderförteckningar, handelsfönster och transaktionsrapportering för personer i ledande ställning i ett och samma system. Automatisera aviseringarna, få allt tidsstämplat och ha det Finansinspektionen kan efterfråga säkert samlat på ett ställe.
Personer i ledande ställning ser direkt när de når gränsen för anmälningsskyldighet. Och den som förs upp i en insiderförteckning får automatiskt veta det, vilka skyldigheter som gäller och att hen behöver bekräfta.
Prata med oss
Kontakta Euronext Corporate Solutions
Vi hjälper ert bolag att växa, stärka bolagsstyrningen och ha full koll på regelverken.
Kontakta oss
Fyll i formuläret så hör vårt säljteam av sig.