Wat zijn de voordelen van een gedragscode en ethische code?

Het verankeren van een cultuur waarin het juiste wordt gedaan, is essentieel voor organisaties die willen floreren in de huidige regelgevingomgeving. Aangezien de Europese Unie voortdurend nieuwe wetgeving invoert en bestaande regels aanscherpt om wangedrag te bestrijden, is het vermijden van zware sancties bij overtredingen slechts één van de vele voordelen van een gedragscode en ethische code. 

Er zijn echter nog veel meer redenen om duidelijke normen vast te stellen voor het gedrag van medewerkers. Zoals Deloitte aangeeft, kunnen bedrijven die positieve ethische waarden diep in hun cultuur verankeren profiteren van loyale medewerkers, trouwe klanten en een sterke reputatie. Dit kan uiteindelijk leiden tot een hoger rendement voor aandeelhouders. 

Uit de Ethisphere Ethics Index blijkt bovendien dat de 21 meest ethische bedrijven ter wereld tussen 2016 en januari 2021 een vergelijkbare index van grote ondernemingen met 7,1% overtroffen. Dit laat zien dat investeringen in mensen, cultuur en gemeenschappen tastbare resultaten kunnen opleveren voor zowel de onderneming als haar stakeholders. 

1. Wat is het doel van een gedragscode en ethische code?

Een gedragscode en ethische code biedt een kader voor hoe een organisatie verwacht dat alle betrokken partijen handelen in relatie tot haar activiteiten. De code omvat onder meer: 

• De principes van de organisatie;
• De normen die zij hanteert;
• De verwachtingen ten aanzien van ethisch en integer gedrag van iedereen die bij de onderneming betrokken is.

Wanneer medewerkers de missie en waarden van de organisatie begrijpen, ontstaat er een samenhangend personeelsbestand dat op een effectieve, productieve en ethische manier samenwerkt. Door deze uitgangspunten vast te leggen in een gedragscode en ethische code worden de verwachtingen duidelijk gecommuniceerd aan alle relevante partijen. 

2. Is er een verschil tussen een ethische code en een gedragscode?

De termen gedragscode en ethische code worden vaak door elkaar gebruikt. Hoewel ze sterk met elkaar samenhangen, bestaan er enkele belangrijke verschillen.

Door beide te combineren in één gedragscode en ethische code beïnvloedt u zowel intenties als handelingen en creëert u een sterke compliancecultuur. 

3. De voordelen van een gedragscode en ethische code

3.1 Versterkt de reputatie van uw organisatie

Ethische principes zijn belangrijker dan ooit. Klanten, leveranciers, aandeelhouders en andere stakeholders verwachten dat organisaties op een correcte en integere manier handelen. 

Na spraakmakende schandalen, zoals de LIBOR-affaire en het Enron-schandaal, staan bedrijven onder toenemende druk om misstanden te voorkomen en vertrouwen uit te stralen. 

Door actief te werken aan een ethische bedrijfscultuur bouwt u een sterke reputatie op en vergroot u het vertrouwen in uw organisatie. 

3.2 Vergroot de aantrekkelijkheid van uw onderneming

Een goede reputatie zorgt ervoor dat ethisch bewuste klanten eerder voor uw organisatie kiezen. 

Ook investeerders zijn eerder geneigd te investeren in bedrijven die een duidelijk beleid hebben op het gebied van eerlijkheid en duurzaamheid. Wanneer een dergelijke code ontbreekt, kan dit de indruk wekken dat integriteit geen prioriteit heeft, met alle reputatierisico’s van dien. 

3.3 Trekt toptalent aan

Millennials vormen een belangrijk deel van de beroepsbevolking en hechten veel waarde aan eerlijkheid en ethiek. 

Met een gedragscode laat u zien dat uw organisatie deze waarden serieus neemt. Hierdoor wordt uw bedrijf aantrekkelijker voor kandidaten en kunt u gemakkelijker hooggekwalificeerde medewerkers aantrekken. 

Dit geldt ook voor diversiteit en inclusie. Wanneer uw code een inclusieve cultuur bevordert, vergroot dit de kans dat talentvolle kandidaten zich aangesproken voelen, ongeacht leeftijd, genderidentiteit, afkomst of seksuele oriëntatie. 

3.4 Toont maatschappelijke verantwoordelijkheid

Environmental, Social & Governance (ESG) speelt een steeds grotere rol bij duurzaam investeren. De sociale pijler van ESG richt zich op het welzijn van medewerkers en de manier waarop organisaties omgaan met hun gemeenschap. 

Een gedragscode vormt een duidelijk bewijs van uw inzet voor een eerlijke en inclusieve werkomgeving. 

Bewegingen zoals #MeToo en Black Lives Matter hebben laten zien dat er nog steeds sprake is van ongelijkheid. Organisaties die hier actief verandering in willen brengen, worden aantrekkelijker voor investeerders die waarde hechten aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. 

3.5 Helpt belangenconflicten te identificeren en te beheersen

De Market Abuse Regulation (MAR) verplicht personen die beleggingsaanbevelingen doen om mogelijke belangenconflicten bekend te maken. 

Door dit onderwerp op te nemen in uw gedragscode begrijpen medewerkers beter hoe belangrijk naleving van deze regelgeving is en welke gevolgen overtredingen kunnen hebben. 

Het stimuleren van openheid rondom belangenconflicten draagt bovendien bij aan een speak-upcultuur waarin medewerkers problemen tijdig durven melden. 

3.6 Creëert uniforme interne werkwijzen

Een centrale gedragscode voorkomt onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en verwachtingen.

Professionele normen kunnen betrekking hebben op: 

• onboardingprocessen;

• 
  klachtenprocedures;

• 
  klokkenluidersonderzoeken;

• 
  hiërarchische structuren;

• 
  functieomschrijvingen;

• 
  andere interne processen. 

3.7 Zorgt voor consistente externe gedragsnormen

Een gedragscode kan eveneens richtlijnen bevatten voor extern gedrag, zoals: 

• vertrouwelijkheid;

• 
  bescherming van intellectueel eigendom;

• 
  communicatie met klanten;

• 
  omgang met bedrijfsinformatie. 

Hierdoor handelen medewerkers niet alleen intern integer, maar vertegenwoordigen zij de organisatie ook extern op een consistente en professionele manier. 

3.8 Verbetert compliance

Organisaties moeten voldoen aan een groot aantal wet- en regelgevingen. Voor complianceprofessionals behoort het bijhouden van Europese regelgeving tot de dagelijkse werkzaamheden, maar voor andere medewerkers is dit vaak minder vanzelfsprekend. 

De gedragscode biedt een praktische manier om de belangrijkste complianceverplichtingen duidelijk uiteen te zetten, bijvoorbeeld met betrekking tot MiFID II, insiderlijsten of andere relevante regelgeving.

4. Hoe promoot u een gedragscode en ethische code?

4.1 Leg verplichtingen duidelijk uit

Wetgeving kan complex zijn. Daarom moet een gedragscode de belangrijkste verplichtingen uit onder andere MAR, MiFID II en de EU-klokkenluidersrichtlijn op een begrijpelijke manier samenvatten. 

4.2 Communiceer het beleid naar alle medewerkers

Maak de gedragscode toegankelijk voor iedereen en vraag medewerkers te bevestigen dat zij deze hebben gelezen en begrepen. 

Voeg het document toe aan een gedeelde digitale werkomgeving en behandel de belangrijkste principes regelmatig tijdens trainingen. 

Daarnaast zou de code onderdeel moeten zijn van het onboardingproces van nieuwe medewerkers. 

4.3 Leg de meldprocedure uit

Een sterke ethische cultuur moedigt medewerkers aan om misstanden te melden.

Informeer medewerkers duidelijk over: 

• hoe zij een melding kunnen doen;

• 
  welke meldkanalen beschikbaar zijn;

• 
  hoe vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd;

• 
  welke bescherming zij genieten tegen represailles. 

4.4 Ontwikkel procedures voor onderzoeken en sancties

Organisaties moeten beschikken over een duidelijk proces voor het onderzoeken van meldingen.

Een onafhankelijke persoon of afdeling moet:

• de ontvangst van een melding binnen zeven dagen bevestigen;

• 
  binnen drie maanden feedback geven over de uitkomst van het onderzoek.

Daarnaast moeten passende sancties bestaan voor personen die zich schuldig maken aan onethisch gedrag. 

5. Veelgestelde vragen

5.1 Wat kenmerkt een goede gedragscode?

Een goede gedragscode is duidelijk, begrijpelijk en weerspiegelt de kernwaarden en missie van de organisatie. Daarnaast beschrijft zij helder welk gedrag wordt verwacht en welke ethische verantwoordelijkheden medewerkers hebben. 

5.2 Verbetert een gedragscode de verantwoordingsplicht?

Ja. Een gedragscode draagt bij aan meer verantwoordelijkheid en transparantie, maar alleen wanneer deze onderdeel uitmaakt van een bredere compliancecultuur waarin openheid en integriteit worden gestimuleerd.  

Leiderschap speelt hierbij een cruciale rol. Medewerkers moeten zien dat ook het management zich ethisch opstelt om vertrouwen te hebben in de ernst waarmee de organisatie haar waarden naleeft. 

6. Conclusie

De voordelen van een gedragscode en ethische code zijn talrijk. Van het vergroten van de aantrekkelijkheid voor investeerders tot het voorkomen van sancties door toezichthouders: een gedragscode vormt een essentieel onderdeel van een sterke compliance- en integriteitsstrategie. 

Om uw compliance-inspanningen verder te versterken en medewerkers de mogelijkheid te bieden om misstanden veilig en vertrouwelijk te melden, kunt u gebruikmaken van IntegrityLog. Deze online oplossing verwerkt meldingen in overeenstemming met de AVG en de EU-klokkenluidersrichtlijn, waarborgt vertrouwelijkheid en ondersteunt onderzoekers met automatische herinneringen aan belangrijke termijnen. 

7. References and further reading

• How to write a conflict of interest policy + template
• How to create a compliance communication strategy
• How to write a code of conduct
• Why you should allow anonymous reporting
• How to prevent unethical behaviour
  

Demo

Vraag vandaag nog een gratis demo aan voor uw organisatie

Download Brochure