So finden Sie das passende Compliance-Management-Tool für Ihr Unternehmen

Unternehmen stehen zunehmend unter regulatorischem Druck und müssen ihre Compliance-Prozesse laufend an neue Anforderungen anpassen. Allein in der EU mussten Unternehmen in den vergangenen Jahren interne Meldekanäle gemäß der EU-Hinweisgeber-Richtlinie einrichten. Viele Organisationen mussten zudem ihre Verfahren zur Vorabgenehmigung persönlicher Handelsgeschäfte von Mitarbeitern ausbauen, wie es die Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente (MiFID II) vorsieht. Hinzu kommen zahlreiche Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche, mit denen die Europäische Union gegen Fehlverhalten im Finanzsektor und darüber hinaus vorgeht. 

Compliance-Management-Tools können Unternehmen dabei unterstützen. Die Automatisierung von Compliance-Prozessen entlastet stark beanspruchte Compliance-Teams und reduziert das Risiko menschlicher Fehler bei der Umsetzung regulatorischer Anforderungen. 

1. Was ist Compliance-Management-Software?

Compliance-Management-Software unterstützt Unternehmen bei verschiedenen Aufgaben rund um die Einhaltung regulatorischer Anforderungen. Dazu gehören beispielsweise:

• Regulatorische Prozesse abbilden: Die Software unterstützt Sie bei der Durchführung von Compliance-relevanten Aufgaben, etwa bei der Vorabgenehmigung persönlicher Handelsgeschäfte.
• Compliance-Maßnahmen überwachen und nachverfolgen: Sie können laufende Maßnahmen kontrollieren und überprüfen, ob die geltenden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen eingehalten werden. Dazu gehört beispielsweise die Kontrolle, ob Insiderlisten aktuell sind und Insider ihre erforderlichen Angaben vollständig hinterlegt haben.
• Compliance-Aktivitäten dokumentieren und auswerten: Die Software erfasst, archiviert und analysiert relevante Daten. So können Sie beispielsweise nachvollziehen, wie schnell Ihr Team auf Hinweisgebermeldungen reagiert.  

2. Arten von Compliance-Management-Software

Vorteile von Compliance-Management-Software

2.1 Mit regulatorischen Änderungen Schritt halten

Branchenspezifische Compliance-Management-Software wird von ihren Anbietern regelmäßig an neue gesetzliche Anforderungen und Best Practices angepasst. Unternehmen müssen dadurch weniger Zeit darauf verwenden, regulatorische Änderungen zu beobachten und ihre internen Systeme entsprechend anzupassen. Ändern sich die Anforderungen, kann die Software entsprechend aktualisiert werden und Sie dabei unterstützen, Ihre Compliance-Prozesse auf dem aktuellen Stand zu halten. 

2.2 Mehr Transparenz schaffen

Ein zentrales Tool für Ihre Compliance-Maßnahmen schafft einen besseren Überblick über bestehende Prozesse und laufende Vorgänge. Compliance-Verantwortliche können relevante Daten auswerten, Trends erkennen und den Fortschritt einzelner Compliance-Fälle verfolgen. Dashboards stellen die wichtigsten Informationen zentral zur Verfügung und erleichtern es, Compliance-Maßnahmen gezielt weiterzuentwickeln. 

2.3 Compliance-Prozesse automatisieren

Compliance-Teams haben häufig nur begrenzte Kapazitäten für umfangreiche administrative Aufgaben. Automatisierte Prozesse können hier entlasten und Mitarbeitern mehr Zeit für anspruchsvollere und wertschöpfende Tätigkeiten geben. Gleichzeitig reduziert die Automatisierung das Risiko menschlicher Fehler, die bei manuellen Prozessen und der Berichterstellung entstehen können. 

2.4 Verantwortlichkeiten und Nachvollziehbarkeit verbessern

Reporting-Funktionen in Compliance-Software helfen Ihnen dabei, die Umsetzung und Wirksamkeit Ihrer Compliance-Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren. Auf Basis der erfassten Daten können Sie die Leistung Ihrer Compliance-Funktionen auswerten und Entwicklungen transparent machen. 

2.5 Auf dem Laufenden bleiben

Spezialisierte Compliance-Management-Tools können Sie über Änderungen beim Status Ihrer Compliance-Maßnahmen informieren. So erkennen Sie potenzielle Probleme frühzeitig, können Verstöße gezielt bearbeiten und Ihre Prozesse auf bevorstehende regulatorische Änderungen vorbereiten. 

2.6 Improve collaboration

Moderne Compliance-Management-Systeme sind häufig cloudbasiert und erleichtern dadurch die Zusammenarbeit innerhalb von Compliance-Teams. Aufgaben können zentral zugewiesen und Statusaktualisierungen direkt im System dokumentiert werden. Auch der gemeinsame Zugriff auf Dokumente wird erleichtert, sodass weniger Risiko besteht, dass verschiedene Versionen eines Dokuments parallel verwendet werden.  

Die gemeinsame Arbeit an zentral gespeicherten und regelmäßig aktualisierten Compliance-Dokumenten ist zudem weniger aufwendig als das wiederholte Öffnen, Bearbeiten, Speichern und Versenden einzelner Dateien. So lassen sich auch Versionskonflikte und das Übersehen wichtiger Aktualisierungen vermeiden.   

2.7 Kosten senken

Auch bei steigenden regulatorischen Anforderungen muss ein Compliance-Team nicht zwangsläufig personell erweitert werden, wenn administrative Aufgaben effizienter automatisiert werden können. Mitarbeiter werden von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Ein Compliance-Management-Tool unterstützt dabei, Prozesse aktuell zu halten, ohne dass Mitarbeiter laufend manuelle Kontrollen und Auswertungen durchführen müssen. 

3. So wählen Sie das passende Compliance-Management-Tool aus

Bei der großen Auswahl an Lösungen am Markt lohnt es sich, verschiedene Kriterien zu prüfen, bevor Sie sich für ein Compliance-Management-Tool entscheiden. 

3.1 Wie unsere Compliance-Lösungen Sie unterstützen

Wir bieten verschiedene Compliance-Management-Tools für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Die einzelnen Lösungen unterstützen Sie bei der Umsetzung spezifischer regulatorischer Anforderungen: 

4. Häufig gestellte Fragen

4.1 Was ist automatisierte Compliance?

Um Compliance-Risiken im Tagesgeschäft zu reduzieren, müssen Unternehmen den aktuellen Stand ihrer regulatorischen Anforderungen kennen. Automatisierte Compliance bezeichnet den Einsatz von Software, die Compliance-relevante Prozesse und Aktivitäten unterstützt und automatisch auf die Einhaltung definierter Vorgaben prüfen kann. 

4.2 Wer ist für das Compliance-Management-System verantwortlich?

In der Regel liegt die Verantwortung für das Compliance-Management beim Chief Compliance Officer oder der Leitung der Compliance-Abteilung. Dazu gehört auch die Verantwortung für das eingesetzte Compliance-Management-System. Diese Person überwacht die Compliance-Strategie des Unternehmens und die Einführung der entsprechenden Software. Mithilfe der Reporting-Funktionen kann sie die Wirksamkeit des Systems bewerten und die gewonnenen Daten nutzen, um interne Compliance-Prozesse weiterzuentwickeln. 

4.3 Welche Funktionen bieten Compliance-Tools typischerweise?

Compliance-Tools bieten in der Regel Funktionen zum Schutz der verarbeiteten Daten, zur Archivierung und zur Berichterstellung. Dadurch können relevante Informationen für interne Auswertungen und externe Prüfungen schnell abgerufen werden. Viele Lösungen unterstützen zudem die Zusammenarbeit, das Dokumentenmanagement und die Automatisierung wiederkehrender Compliance-Aufgaben. 

5. Fazit

Compliance-Management-Tools können Unternehmen dabei unterstützen, ihre regulatorischen Anforderungen effizienter und zuverlässiger zu erfüllen. Welche Lösung geeignet ist, hängt dabei insbesondere von der Branche, den konkreten regulatorischen Anforderungen und den bestehenden Compliance-Prozessen ab. Eine universelle Lösung für jedes Unternehmen und jedes regulatorische Umfeld gibt es nicht. 

Für die Anforderungen aus der MMVO und der EU-Hinweisgeber-Richtlinie bieten wir spezialisierte Lösungen, die Compliance-Prozesse zentralisieren und automatisieren. Vereinbaren Sie noch heute ein Beratungsgespräch.

6. Weiterführende Literatur

• All about insider lists
• 6 Methoden, um unethischem Verhalten am Arbeitsplatz zu verhindern
• Die Marktmissbrauchsverordnung erläutert