Marktmisbruikverordening

Wat is het verschil tussen een permanente en een gebeurtenisgebonden insiderlijst?

Op grond van artikel 18 van de Verordening Marktmisbruik (MAR) bent u verplicht insiderlijsten bij te houden waarin iedereen wordt geregistreerd die toegang heeft tot voorwetenschap. Er zijn twee hoofdtypen insiderlijst: permanent en gebeurtenisgebonden. Hoewel beide u helpen compliance met MAR aan te tonen, dienen ze verschillende doelen. De juiste keuze tussen een permanente en een gebeurtenisgebonden insiderlijst is essentieel om nauwkeurige registraties bij te houden en effectief te reageren als uw bevoegde nationale toezichthouder onderzoek doet naar potentieel marktmisbruik.

Wat is een insiderlijst?

Een insiderlijst is een registratie van iedereen die toegang heeft tot voorwetenschap binnen uw organisatie of via externe partijen, zoals juridisch adviseurs, accountants of financieel adviseurs.

De lijst helpt u:

• Vast te stellen wie toegang had tot voorwetenschap
• Te registreren wanneer zij die toegang verkregen en verloren

Wat is een permanente insiderlijst?

Een permanente insiderlijst bevat personen die vanwege de aard van hun functie toegang hebben tot alle voorwetenschap.

Dit kan betrekking hebben op bepaalde senior executives of leden van uw juridische of compliance-afdeling die betrokken zijn bij alle significante ondernemingsgebeurtenissen.

Een permanente insiderlijst dient relatief klein te blijven. Het is niet de bedoeling om iedereen op te nemen die regelmatig werkt aan vertrouwelijke projecten. Als iemand alleen toegang heeft tot voorwetenschap die betrekking heeft op specifieke transacties, dient deze persoon op een gebeurtenisgebonden insiderlijst te worden geplaatst.

Er bestaat een risico dat sommige ondernemingen personen op de permanente lijst plaatsen die niet daadwerkelijk toegang hebben tot alle voorwetenschap, om zo het administratieve werk te beperken dat gepaard gaat met het aanmaken van nieuwe gebeurtenisgebonden lijsten. Het is echter van belang om hierin strikt te zijn en de lijst niet op te blazen, aangezien toezichthouders bij een eventueel onderzoek exact moeten kunnen vaststellen wie op welk moment toegang had tot de informatie.

Als een onderneming haar insiderlijsten niet correct beheert, kan dit leiden tot verscherpt toezicht en sancties op grond van artikel 18 MAR. Het artikel vereist dat uitgevende instellingen de lijst onverwijld bijwerken. De lijst moet een nauwkeurig beeld geven van wie wat wist en wanneer.

Wat is een gebeurtenisgebonden insiderlijst?

Een gebeurtenisgebonden insiderlijst heeft betrekking op een specifiek stuk voorwetenschap of een bepaalde ondernemingsgebeurtenis. U dient een nieuwe lijst aan te maken zodra een project voorwetenschap doet ontstaan. Voeg personen toe zodra zij toegang krijgen tot de informatie en verwijder hen wanneer zij deze niet langer nodig hebben. Voorbeelden zijn:

• Het opstellen van jaar- of tussentijdse financiële resultaten
• Een fusie of overname
• Het aantrekken van kapitaal
• Een significant contract
• Een ingrijpende herstructurering.

Een persoon kan tegelijkertijd op meerdere gebeurtenisgebonden insiderlijsten voorkomen als deze betrokken is bij meerdere vertrouwelijke projecten.

Permanente vs. gebeurtenisgebonden insiderlijsten

Veelvoorkomende compliancefouten

Het beheer van insiderlijsten wordt moeilijker als u geen duidelijk onderscheid maakt tussen de twee typen. Veelvoorkomende fouten zijn:

• Te veel personen toevoegen aan de permanente insiderlijst, zodat deze personen omvat die niet altijd toegang hebben tot alle voorwetenschap. Dit betekent dat de organisatie niet langer over een verdedigbare registratie beschikt van wie op enig moment kennis had van de voorwetenschap. Een opgeblazen permanente lijst kan onderzoeken vertragen of bemoeilijken, wat kan leiden tot maatregelen van de toezichthouder.
• Personen op een gebeurtenisgebonden lijst laten staan nadat zij geen toegang meer hebben
• Niet registreren wanneer toegang tot voorwetenschap begon of eindigde, waardoor een eventueel onderzoek wordt vertraagd
• Eerdere versies van insiderlijsten niet bewaren, zoals vereist op grond van MAR
• Een permanente insiderlijst gebruiken in plaats van gebeurtenisgebonden lijsten aan te maken voor nieuwe projecten.

Hoe kunt u insiderlijsten effectief beheren?

U dient een helder proces te hanteren om te bepalen welk type insiderlijst u gebruikt. Goede praktijk omvat:

• Een gebeurtenisgebonden insiderlijst aanmaken zodra voorwetenschap ontstaat

• Uw permanente insiderlijst regelmatig herzien om te waarborgen dat alleen daartoe gerechtigde personen erop staan

• Registreren wanneer personen toegang krijgen tot en verliezen van voorwetenschap

• Personen informeren wanneer zij op een insiderlijst worden geplaatst en hen herinneren aan hun verplichtingen

• Ervoor zorgen dat u voldoet aan de voorgeschreven formaatsvereisten

• Eerdere versies van uw insiderlijsten bewaren om een volledige audit-trail te bieden.