Conformité et réglementation

Définition d'un logiciel de pré-autorisation des transactions des employés

Le logiciel d'autorisation préalable des transactions des employés est utilisé pour autoriser ou refuser les transactions potentielles du personnel d'une entreprise.

Un logiciel d'autorisation préalable des transactions permet d'approuver ou de refuser les transactions personnelles envisagées par les parties prenantes internes de votre organisation. Lorsque l'organisation dispose d'une politique définissant les transactions jugées inacceptables, ou lorsqu'une obligation réglementaire impose d'empêcher les collaborateurs de détenir certains titres, ce type de solution numérise le processus d'approbation des transactions demandées. Cela contribue à prévenir toute activité de transaction susceptible de constituer une manipulation de marché ou un abus de marché.

Fonctionnalités d'un logiciel d'autorisation préalable des transactions

Demandes de transaction

Les parties prenantes utilisent le logiciel pour soumettre des demandes d'approbation avant d'exécuter des transactions sur instruments financiers. La plateforme est accessible à l'ensemble des personnes concernées au sein de l'entreprise, via un portail intégré au système d'information de l'organisation.

Alertes et notifications

Le logiciel de suivi des transactions des collaborateurs intègre des alertes pour les actions ou informations pertinentes. Par exemple, il peut alerter un dirigeant lorsqu'une période d'arrêt est en vigueur, durant laquelle il ne peut pas effectuer de transactions sur les titres de la société, ou lorsqu'il atteint le seuil de déclaration des transactions sur les instruments financiers de l'émetteur auprès des autorités.

Tenue de registres

L'utilisation d'un outil en ligne pour l'autorisation préalable crée une piste d'audit numérique retraçant les transactions demandées, celles qui ont été restreintes, et à quelle date. Cela atteste de la mise en place d'un processus d'autorisation préalable venant renforcer vos dispositifs de conformité.

Base de connaissances

Le logiciel fait office de base de connaissances pour les collaborateurs en matière de transactions conformes. Il peut stocker les documents de politique interne les plus récents et fournir des informations sur les responsabilités et obligations de chacun.

Avantages d'un logiciel d'autorisation préalable

Efficacité

Les exigences imposées aux entreprises pour garantir que leurs collaborateurs effectuent des transactions de manière responsable et dans le respect des règles de conformité sont telles qu'un logiciel d'autorisation préalable s'avère indispensable. Centraliser l'ensemble des informations pertinentes en un seul endroit permet à votre équipe conformité d'obtenir plus facilement une vue d'ensemble de la situation de chaque personne en matière de transactions.

Conformité réglementaire

Un processus d'autorisation préalable automatisé aide les entreprises à respecter les réglementations sectorielles telles que la directive sur les marchés d'instruments financiers (MiFID II) et le règlement Abus de Marché (MAR).

Atténuation des risques

Un système d'autorisation préalable efficace est essentiel à l'atténuation des risques. Il contribue à prévenir les manquements et réduit les impacts négatifs potentiels, tant en termes de risque réglementaire que de risque réputationnel, pouvant résulter de transactions non conformes réalisées par des collaborateurs.

Une meilleure transparence

Une source d'information unique et claire garantit la transparence sur l'activité de transactions au sein de l'organisation et s'avère précieuse en cas d'enquête. Vous n'avez plus à vous soucier de systèmes fragmentés susceptibles d'entraîner la perte d'informations importantes. L'ensemble des données est centralisé en un seul endroit, améliorant ainsi la visibilité de l'entreprise sur sa conformité.

Faut-il obligatoirement installer un logiciel d'autorisation préalable des transactions ?

Un logiciel d'autorisation préalable des transactions n'est pas obligatoire, mais il constitue une réponse concrète aux obligations des entreprises de connaître les transactions de leurs collaborateurs et de leurs dirigeants, et de prévenir les abus et les manipulations de marché. L'alternative est un processus papier fastidieux. Un logiciel d'autorisation préalable est souvent intégré à une solution plus large de suivi des transactions personnelles des collaborateurs, ajoutant des fonctionnalités supplémentaires à vos dispositifs de prévention des abus de marché.